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Excel服務器下信息管理系統(tǒng)研究論文
摘要：隨著社會的進步，信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息管理系統(tǒng)的功能越來越強，對企業(yè)信息管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。計算機信息技術(shù)已經(jīng)是信息管理的重要手段，特別是Excel服務器的應用，把電子表格軟件與大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結(jié)合起來，極大地推動了信息管理系統(tǒng)的發(fā)展，提高了企業(yè)的信息管理效率和質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的信息管理基礎。主要對Excel服務器下信息管理系統(tǒng)進行研究分析。
關(guān)鍵詞：Excel服務器；信息管理；系統(tǒng)
信息管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，特別是在全球經(jīng)濟快速發(fā)展的時代，信息化的不斷進步，為了提高市場競爭力，促進企業(yè)的不斷進步，加強信息管理非常關(guān)鍵。而信息系統(tǒng)是否先進、科學、完善，直接影響著企業(yè)信息管理水平的高低。Excel服務器的推出與應用，促進了電子表格軟件集成化發(fā)展，為企業(yè)的信息管理系統(tǒng)提供了一個有效的管理工具，結(jié)合企業(yè)信息管理的實際情況，把實際所需的單據(jù)、信息數(shù)據(jù)模板化，再加入Excel服務器之中，從而進一步完善企業(yè)的信息管理系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展的重大決策提供可靠依據(jù)。
1Excel服務器簡述
Excel服務器，實際上是一個信息系統(tǒng)設計工具與運行平臺，是面向最終用戶的，其集成了電子表格軟件MSExcel和大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立起一個網(wǎng)絡數(shù)據(jù)業(yè)務協(xié)同工作環(huán)境[1]。在這個平臺的運行中，用戶可以根據(jù)實際需要充分發(fā)揮Excel的優(yōu)勢和作用，把企業(yè)的各種數(shù)據(jù)信息設計成一定的模板，然后對工作流程進行定義，對表間公式進行定義等，操作上簡易直觀，有效實現(xiàn)了用戶的信息管理目標，而且快速構(gòu)建了各種類型的信息管理系統(tǒng)，從這一點來看，Excel服務器也是一個非常實用的報表工具。一般Excel服務器軟件由嵌入Excel的客戶端組件、填報網(wǎng)站、管理控制臺、數(shù)據(jù)庫、服務器程5個部分組成。運行效率很高，有利于提高信息管理的水平。通過應用Excel服務器平臺，即使沒有IT專業(yè)人員，用戶也可以實現(xiàn)自己想要的管理信息系統(tǒng)，并且能夠根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、業(yè)務經(jīng)營的實際情況、信息管理的目標和趨勢，對系統(tǒng)的功能進行隨時的調(diào)整、改變、增加，使得信息系統(tǒng)真正成為企業(yè)信息管理、發(fā)展進步的有效工具。這也是Excel服務器得到廣泛應用的重要原因。
2系統(tǒng)特征
Excel服務區(qū)作為工具與平臺，可為信息系統(tǒng)提供合理、有效的框架，但并沒有對具體的業(yè)務模塊進行預先設定，還應將自身的實際業(yè)務中應用的單據(jù)、表格等制成相應的模塊加入至框架當中，從而構(gòu)建出完整的系統(tǒng)。
2．1操作簡單
Excel服務器的操作界面非常簡單、清晰，用戶在實際使用的過程中，不需要過于專業(yè)技術(shù)能力，其簡單易學，因此，Excel服務器已經(jīng)在各行各業(yè)的信息管理得到了廣泛的應用[2]。即使企業(yè)中沒有專業(yè)的計算機技術(shù)人員，普通的員工也可以很輕松地進行Excel服務器的操作，而且毫無障礙。Excel服務器已經(jīng)成為大部分企業(yè)管理人員和業(yè)務人員有效工作的軟件工具，只需要通過簡單的培訓或者自學，就可以順利地進行操作，以達到實際應用的目的。
2．2應用范圍廣
Excel服務器軟件具有不固定性，應用非常靈活。根據(jù)企業(yè)信息管理的具體目標，根據(jù)業(yè)務的不同種類，根據(jù)不同的實際需要，可以靈活地構(gòu)建信息平臺，是一種實用性很強的工具，不管是企業(yè)生產(chǎn)管理還是業(yè)務管理，或者是全方位管理，都可以按需應用。因此，應用范圍非常廣泛。
2．3安全性高、效率高
Excel服務器以MS、SQL等作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，權(quán)限管理上非常豐富，安全設置也比較健全。Excel服務器具有大型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢。如：安全管理、事務管理、并發(fā)控制、高質(zhì)高效等。此外，Excel服務器上的數(shù)據(jù)能夠存儲到數(shù)據(jù)庫中，與其他應用程序共享，同時也能夠?qū)ζ渌绦虍a(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行讀取，從而完成Excel服務器的具體報表。
2．4更新速度快
隨著社會發(fā)展速度的加快，信息化發(fā)展的速度也在不斷發(fā)展進步中[3]。對于Excel服務器來說，其在實際應用上，也不是一成不變的，更需要與時俱進，不斷地進行更新，這也是其重要特征。隨著企業(yè)的不斷變化發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的不斷更新，信息管理的目標也在不斷地進行了調(diào)整，信息管理系統(tǒng)也隨之不斷改進并完善。Excel服務器更新速度較快，為了滿足企業(yè)的實際需要，其操作性越來越靈活，與信息管理系統(tǒng)同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新，不斷進步，具有一定的先進性。
3Excel服務器下信息管理系統(tǒng)
3．1信息管理系統(tǒng)的建立,對使用者權(quán)限進行定義
對于信息管理系統(tǒng)建立來說，其基本信息包括：建立的部門、用戶；基礎數(shù)據(jù)信息；業(yè)務單據(jù)；與統(tǒng)計數(shù)據(jù)；匯總數(shù)據(jù)；查詢等。根據(jù)企業(yè)信息管理和業(yè)務內(nèi)容，建立所需的信息管理系統(tǒng)。利用表間公式，完成Excel表格的設計、填寫、統(tǒng)一、查詢等具體工作[4]。用戶通過應用表間公式，能夠?qū)ζ髽I(yè)業(yè)務范圍內(nèi)的任何業(yè)務數(shù)據(jù)的使用權(quán)限進行有針對性的引用。從而制作成Excel模板，一般來說，模板可以對多個表間公式進行定義。這對提高信息管理效率，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果的準確性和減少工作量起到了非常大的作用。模板中主要包含表樣與填表規(guī)定，在進行設計的過程中，會將模板分為3種類型，即基礎數(shù)據(jù)、業(yè)務單據(jù)、臺賬與統(tǒng)計報表。在對使用者權(quán)限進行定義的過程中，應以管理員的身份登錄到系統(tǒng)中，選擇菜單欄中的模板-新建模板，將新建模板的窗口調(diào)出，還應選取新的表單模板，將其名稱定義為客戶登記表，之后將初始的填報權(quán)限設置為設備組-材料員與各單元-設備員。然后對最終查閱權(quán)限進行設置，即為單元長、設備員，只允許其對自己的部門進行查看，其他人可查看全部，還可建立相同的模板。
3．2信息管理Web化
用戶在使用Excel服務器的過程中，根據(jù)業(yè)務和管理的實際需要，對Excel服務器進行模板化設計，有效的提高了工作效率，數(shù)據(jù)信息的準確性也提高了[5]。而對于遠程辦公用戶和企業(yè)總部與子公司之間的聯(lián)系等情況來說ESWeb系統(tǒng)的應用非常重要，通過應用此系統(tǒng)，用戶能夠根據(jù)實際需要，利用互聯(lián)網(wǎng)，不受時空限制，對各種報表、數(shù)據(jù)信息，采用Excel服務器表間公式，進行及時修改，實現(xiàn)了公司企業(yè)之間、子公司與母公司之間的及時交流和溝通，相關(guān)數(shù)據(jù)、表格資料的準確度提高，時效性增強，也實現(xiàn)了信息管理Web化。
3．3實現(xiàn)了數(shù)據(jù)集成化發(fā)展
對于信息管理系統(tǒng)來說，外部信息數(shù)據(jù)非常重要。這也是提高用戶使用效率的關(guān)鍵。通過應用Excel服務器，能夠把現(xiàn)存的OA、CRM、等管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行集成化發(fā)展，Excel服務器與這些信息系統(tǒng)結(jié)合起來，從而獲得集成數(shù)據(jù)，有效提高了企業(yè)信息管理的效率和應用價值[6]。在對數(shù)據(jù)進行錄入的過程中，主要由設備員、單元長等專業(yè)人員將管理員制作的模板作為基礎進行填寫，其主要是利用Excel表格進行制作，還可在其中自動生成相應的函數(shù)功能。在填寫基礎數(shù)據(jù)的過程中，主要由設備員、單元長進行，還可利用Excel表格函數(shù)中帶有的導入功能將已有的數(shù)據(jù)表進行導入。其中的模板應包含：（1）基礎數(shù)據(jù)類型為客戶登記表、材料表、分類表等。（2）業(yè)務單據(jù)類型為計劃表、訂單表、入庫表等。
3．4數(shù)據(jù)項定義
基于Excel服務器下的信息管理系統(tǒng)，對于一份計劃數(shù)據(jù)來說，單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有的只能出現(xiàn)一次，有的可以多次出現(xiàn)。一般的數(shù)據(jù)就只能出現(xiàn)一次，重復性的數(shù)據(jù)就可以多次出現(xiàn)，雖然單元格的內(nèi)容不一樣，但還是有一定的共同性。在應用中，具體的實現(xiàn)方式如下：在Excel模板上對需要定義的單一數(shù)據(jù)項區(qū)域進行選定，單機鼠標選出定義單一數(shù)據(jù)項的內(nèi)容，以左側(cè)單元格進行命名，然后對必須填寫的項目進行選擇，根據(jù)具體的標準和要求，進行創(chuàng)建。對于多項重復的數(shù)據(jù)項進行定義，也是同樣的程序。從而完成數(shù)據(jù)項的定義。對于一份計劃來說，部分單元格內(nèi)的記錄數(shù)據(jù)僅僅能出現(xiàn)一次。但個別的單元格可以使記錄數(shù)據(jù)多次重復的出現(xiàn)。由于單一的數(shù)據(jù)項在表單中僅僅可以出現(xiàn)一次，但重復的數(shù)據(jù)項可在表單中被允許多次進行填寫。實現(xiàn)方式：在訂單的模板中將單一數(shù)據(jù)項進行定義并選取相應的區(qū)域之后，利用鼠標右鍵單機定義單一數(shù)據(jù)項，之后左側(cè)的單元格對其進行命名，選取必須填寫的項目，還應將填寫的規(guī)范作為基礎，重新創(chuàng)建即可。對于重復數(shù)據(jù)項的定義方式來說，兩者的方式基本類似。但在對其進行定義的過程中，應選取數(shù)據(jù)區(qū)域可向下拓展選項。主要是因為每一份計劃中不一定都會有4條記錄項，可能還會有多條的記錄項，這便需要將數(shù)據(jù)的填寫區(qū)域向下進行拓展。
3．5數(shù)據(jù)管理
根據(jù)信息管理的實際需要，根據(jù)企業(yè)的具體業(yè)務數(shù)據(jù)，需要建立不同的Excel模板，但是為了達到實際的效果，還需要把各個表格聯(lián)系起來。這也是Excel服務器的最大優(yōu)勢之一。通過利用表間公式，對相應的數(shù)據(jù)項進行提取，根據(jù)已經(jīng)定義好的公式，進行相關(guān)數(shù)據(jù)的準確填寫，其他數(shù)據(jù)就會自動填充到表格之中，不同表格之間的數(shù)據(jù)會進行自動匹配，完成了數(shù)據(jù)的高效管理，在當各項模板完全建立完成之后，應確保各個表單之間建立起相應的關(guān)系，這也是Excel服務器具備最大的特征：表間公式。利用表間公式將對應的數(shù)據(jù)項進行提取，將相關(guān)定義作為基礎填寫公式，例如填寫相應的客戶名稱，還應與客戶名稱的地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等數(shù)據(jù)項互相對應，之后便會自動填充至表單當中。
4結(jié)語
隨著信息化建設的進步，社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)水平的不斷提高，信息管理系統(tǒng)也在不斷地發(fā)展與完善，對于企業(yè)發(fā)展也越來越重要，信息管理水平的高低對于企業(yè)競爭力的提升至關(guān)重要。Excel服務器下信息管理系統(tǒng)發(fā)展越來越快，信息管理的效率和質(zhì)量得到了很大的進步，這也是信息管理系統(tǒng)發(fā)展的主要趨勢，更是企業(yè)生產(chǎn)水平得以提高，社會經(jīng)濟發(fā)展實力提升的重要表現(xiàn)。
參考文獻
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[6]劉敏華，黃鐵記，盧琰.基于Excel服務器的實驗室儀器設備管理信息系統(tǒng)的設計[J].電腦與信息技術(shù)，2011,15：156.
作者:李國才 單位:河南護理職業(yè)學院
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